Меморандум или меморандум - это сообщение, предназначенное для определенной аудитории, чтобы проинформировать их о чем-то. Записки - это обычный офисный документ, поэтому они могут охватывать широкий спектр тем и распространяться в бумажных копиях, по факсу или электронной почте. Как правило, формальность вашей записки зависит от организации, в которой вы работаете, и юридического характера темы. Памятка о ремонте здания, как правило, предназначена для информирования арендаторов, служащих, владельцев или рабочих о необходимом ремонте, который повлияет на их окружающую среду. Узнайте, как написать памятку для ремонта здания.
Шаги
Шаг 1. Запросите копии предыдущих меморандумов
Вы можете почувствовать тон и формальность вашей организации, посмотрев на примеры прошлых уведомлений. Попросите своего начальника предоставить только те образцы, которые ему понравились.
Шаг 2. Получите копии контактной информации всех, кого затронула эта памятка
Вам нужно будет отправить каждой стороне по копии, и получение всех необходимых адресов или электронных писем может занять несколько дней или недель.
Шаг 3. Соберите все факты, которые необходимы для доказательства необходимости ремонта здания
Если совет по жилью или квартире принял ходатайство об одобрении ремонта, попросите копию ходатайства, чтобы ее можно было запросить или распространить. Чем крупнее ремонт, тем больше доказательств вам понадобится.
Шаг 4. Установите сроки
В случае капитального ремонта вы можете отправить памятку заранее, чтобы они могли сделать необходимые приспособления. Если ремонт будет в последнюю минуту, определите дату и время, когда это произойдет, включая время, когда люди успеют заселиться.
Шаг 5. Напишите план памятки
Любой деловой текст используется для того, чтобы в чем-то убедить читателя. Под заголовками сделайте черновик, который включает тему памятки, описание, крайние сроки и даты, доказательства и контактную информацию для последующих действий.
Шаг 6. Структурируйте памятку
Используйте логотип и структуру компании, если это будет памятка под названием компании. Ниже приведены рекомендации по форматированию заметки:
- Поместите имя адресата в левый верхний угол текстового редактора. Это может быть общее или конкретное название, но оно должно быть легко узнаваемым, чтобы человек знал, что памятка о ремонте здания относится к нему.
- Затем введите человека, людей или компанию, которые пишут записку. Если вы пишете служебную записку для отдела или компании, вам может потребоваться запросить одобрение перед ее отправкой от имени другого лица.
- Поместите дату ниже. Записки должны создаваться довольно быстро, потому что они обычно просят кого-то своевременно заметить что-то.
- Напишите тему памятки по ремонту здания, используя как можно более точные описательные слова. Например, вместо «Тема: Ремонт зданий» напишите «Ремонт лифта, 30 августа с 6 до 8 часов».
- Напишите текст сообщения. Напишите цель, почему ремонт необходим, почему ремонт приносит пользу читателю и необходимые доказательства, такие как строительные нормы или вопросы безопасности. Будьте прямыми; постарайтесь не включать текст, не поддерживающий ваше сообщение.
Шаг 7. При необходимости включите маркированный список или списки
Люди с большей вероятностью будут читать заметки, которые не являются блоками текста. Поскольку заметки носят довольно неформальный характер, вы можете создавать маркированные списки или использовать жирный текст, чтобы выделить определенный раздел крайнего срока или цели обновления.
Шаг 8. Измените заметку на 1 страницу
Если вы раздаете памятку большому количеству людей, лучший способ убедиться, что они ее прочитают, - это сделать ее краткой. Если он слишком длинный и цель не сразу ясна, они могут отложить его до тех пор, пока у них не появится свободное время.
Это не относится к юридическим меморандумам и некоторым служебным запискам компаний, которые включают отчеты о строительстве или предложения совета директоров. Убедитесь, что вы знаете, какой длины ожидает ваша аудитория
Шаг 9. Проверьте свою памятку на наличие орфографических и грамматических ошибок
Если у вас невысокие письменные навыки, отдайте его старшему или коллеге, который сможет его отредактировать.
Шаг 10. Подпишите письмо
Как только он будет одобрен, вы захотите подписать его и поставить дату, чтобы сделать его официальным. Включите свою контактную информацию и контактную информацию всех, кому они могут задать вопросы, в нижней части памятки.
Шаг 11. Включите необходимые вложения
Распечатайте копии заметки и вложений для каждого из ваших контактов. Прикрепите их к заметке, прежде чем доставить.
Шаг 12. Своевременно доставьте памятку
Людям понадобится время, чтобы составить планы во время ремонта, поэтому постарайтесь сообщить им информацию, когда об этом объявят.
