Техническое задание (SOW) - это документ (и, как правило, юридический договор), который формализует договоренность между подрядчиком и клиентом. Для каждого проекта в SOW излагаются конкретные услуги, которые должны быть предоставлены (обычно с разбивкой на отдельные задачи, которые необходимо выполнить), время, в течение которого эти задачи и услуги должны быть выполнены, а также сумма и сроки оплаты. Его основная цель - служить дорожной картой проекта и задокументировать ожидания сторон. Это должно быть четкое и понятное описание «Почему», «Кто», «Что», «Как», «Когда», «Где» и «Сколько?»
Шаги
Метод 1 из 2: следование общим рекомендациям
Шаг 1. Напишите SOW перед началом работы
SOW обычно создается после завершения переговоров по основному контракту, но до начала любой работы над проектом. Иногда, однако (особенно с проектами, которые зависят от времени), переговоры могут продолжаться после того, как работа началась, а SOW не будет завершен до тех пор, пока проект не будет запущен.
Шаг 2. Изучите требуемый формат SOW
Не существует единого стандартного SOW, поскольку разные отрасли и проекты имеют разные результаты и рабочий процесс. Хороший SOW - это индивидуальный SOW.
Шаг 3. Сделайте это правильно с первого раза
Хотя сам исходный SOW обычно не пересматривается, для изменения условий SOW обычно используется отдельное дополнительное соглашение, называемое «Заказ на изменение». Рекомендуется включить в SOW пустую форму заявки на изменение. Имейте в виду, что заказы на изменение могут увеличить стоимость проекта. Хорошо написанное SOW может помочь уменьшить потребность в приказе об изменении. Ни один клиент не хочет оказаться в положении, когда его или ее конкретные ожидания остаются недокументированными, что может привести к задержкам, увеличению общей стоимости или неудовлетворенности.
Метод 2 из 2: Освоение стиля и особенностей в SOW
Шаг 1. Включите цель
Этот раздел отвечает на вопрос «Почему?» Это общий обзор проекта и его целей. При составлении этого обзора проекта «с высоты птичьего полета» приемлемы общие описания, но избегайте формулировок, которые могут быть интерпретированы более чем одним способом. Быть ясным; описывать измеримые и достижимые цели, которые реально могут быть достигнуты в указанные сроки.
Шаг 2. Включите обсуждение Объема
В этом разделе содержится окончательное заявление (без вариантов или альтернатив) «Что?» и как? что за работа? Как это будет достигнуто? Или, часто, что НЕ является работой, а что НЕ будет выполнено. Какие предположения? Какие результаты (предметы, которые подрядчик представляет клиенту для рассмотрения и утверждения) производятся? Что, помимо результатов, должно происходить административно (управление проектом) с точки зрения отчетности о ходе работ, отслеживания времени и других коммуникаций.
Шаг 3. Если возможно, добавьте местоположение
В этом необязательном разделе описывается, где будут выполняться работы (если необходимо).
Шаг 4. Включите временные рамки
В этом необязательном разделе указывается общее время, разрешенное для завершения проекта, максимальное количество оплачиваемых часов за период времени и конкретное время для официальных проверок или других этапов проекта.
Шаг 5. Установите расписание
В этом разделе указано, какие задачи должны быть завершены к какой дате / времени и кто несет ответственность за это. Описание задач и результатов (в первую очередь, результатов) должно быть подробным, недвусмысленным и понятным, чтобы их было легко понять. Помимо результатов, расписание может содержать записи для тестирования обеспечения качества, потребительского тестирования и отчетов о ходе выполнения.
- Хотя график должен быть конкретным, не сосредотачивайтесь на «Как», поскольку это может создать слишком много препятствий на пути успешного завершения проекта. Достаточно базового описания необходимой методологии.
- График часто включает детали критериев приемки (для измерения качества результата) и этапов оплаты (обычно после принятия ключевых результатов), хотя они могут быть описаны в другом отдельном разделе.
Шаг 6. Включите раздел о принятии
В этом разделе описан механизм определения сторонами приемлемости продукта или услуги. Критерии могут варьироваться от измеримых стандартов качества до определенного количества тестов, но в любом случае они должны поддаваться объективной оценке.
Шаг 7. Укажите стандарты
В этом разделе описаны все отраслевые стандарты, которые должны соблюдаться для выполнения контракта. Вместо того, чтобы физически воспроизводить отраслевые стандарты в SOW, достаточно ссылки на набор стандартов.
Шаг 8. Включите любые требования к персоналу
В этом разделе указываются любые особые требования к персоналу, например, количество сотрудников, укомплектовывающих проект, требования к образованию (степени или сертификаты).
Шаг 9. Обратите внимание на цену
В этом разделе рассматривается вопрос «Сколько?» Плата фиксированная? Как учитываются расходы / затраты? Будет ли выплата единовременно или в рассрочку? Какой график платежей? Есть ли этапы оплаты?
Шаг 10. Включите любые предположения
Большинство проектов пронизаны различными неизвестными, в отношении которых стороны должны делать различные предположения. По сути, предположения - это условия, которые, по мнению подрядчика, будут существовать для завершения проекта в соответствии с условиями SOW. Например, подрядчик может предположить, что его сотрудникам будет предоставлен доступ к компьютерной сети клиента для установки поставляемого программного обеспечения. В разделе «Допущения» следует указать как можно больше таких допущений и изложить план действий в чрезвычайных ситуациях или последствия в случае, если какие-либо допущения не сработают.
Шаг 11. Включите параметры для управления проектом
В этом разделе описывается процесс отслеживания хода проекта. Включите такие элементы, как: еженедельные совещания, регулярные отчеты о состоянии, регулярные отчеты о ходе работы и совещания группы управления проектом. Этот раздел также является хорошим местом для описания любых дополнительных обязательств, которые могут вытекать из проекта, таких как техническое обслуживание и ремонт после первоначального проектирования и / или установки.
подсказки
- Если применимо, обычно в интересах клиента задержать часть окончательного платежа до тех пор, пока не будет продемонстрировано, что все результаты работают вместе.
- Как правило, хорошо составленное SOW не должно ссылаться на какие-либо внешние документы (кроме отраслевых стандартов).
- Обязательно зафиксируйте все обещания, данные во время торговых презентаций и переговоров по контрактам, в своем SOW до того, как проект начнется.
- При составлении расписания используйте язык календаря, который допускает некоторую гибкость. Например, «через два месяца после X, Q. A. тестирование будет завершено », а не« 5 июня Q. A. тестирование будет завершено ». Это позволяет проекту продвигаться гладко (без приказов на изменение), если в процессе возникнет задержка на более раннем этапе.
- SOW может быть обозначен как «Конфиденциально». Если это так, SOW должен содержать краткий раздел, описывающий последствия (обычно фиксированный денежный штраф) любого нарушения конфиденциальности.
